von Dipl. Kauffrau Jolanta M. Schaefer

Tipps zum Telefonieren

Das Skript

 Schreiben Sie ein Skript für das Telefongespräch.

Bevor Sie anrufen, sollten sie den Text, auf dem notiert ist , worüber Sie mit Ihrem Gesprächspartner reden wollen, vor sich liegen haben. Auf diese Weise hält man sich an einen Leitfaden und schweift nicht ab.

Formulieren Sie das, was Sie sagen möchten, ruhig richtig auf dem Papier aus. Zunächst die Begrüßung , damit sich der Gesprächspartner an Ihre Stimme gewöhnt. Sprechen Sie langsam und deutlich, viele sprechen zu schnell was bei dem Zuhörer ein Unwohlsein hervorruft. Sie können Ihren Nachnamen auch zur Sicherheit einmal wiederholen. Ganz oben sollte die Frage stehen, ob der Gesprächspartner Zeit hat mit Ihnen zu sprechen, wenn nicht können Sie einen besseren Termin ausmachen. Dann folgt eine kurze Darstellung über den Grund Ihres Anrufs, danach eine Abfrage nach dem Interesse an einem Termin und die Terminvereinbarung. Bei der Terminvereinbarung sollten Sie den Termin vorgeben und niemals fragen wann der Gesprächspartner am besten kann. Da Sie angerufen haben behalten Sie die Führung. Geben Sie am besten zwei Termine vor, damit eine Auswahlmöglichkeit besteht. Bestätigen  Sie den Termin, indem Sie ihn nochmals wiederholen und bitten Sie Ihren Gesprächspartner sich diesen zu notieren. Eventuell senden Sie eine E-Mail mit Ihren Daten und der Terminbestätigung.

 

Mit einem Spiegel fällt das Lächeln leichter

Beim Telefonieren sollten äußere Einflüsse ausgeschaltet werden. Tragen Sie bei Geschäftstelefonaten Geschäftskleidung. Es fällt Ihnen dann leichter geschäftlich Gespräche zu führen. Ein Lächeln sollte auch ständig auf Ihren Lippen liegen. Ein Lächeln hilft immer weiter, auch durchs Telefon. Denn ein Lächeln kann man hören. Dazu können Sie gerne das folgende Experiment machen: Achten Sie beim Radiohören auf die Stimme des Moderators/rin . Sie werden bemerken, dass Sie hören können ob er/sie gerade lächelt oder nicht. Beobachten Sie sich dabei das Lächeln überträgt sich. So geht es auch den Zuhörern beim telefonieren. Also übertragen Sie ein Lächeln und Sie haben freundliche Gesprächspartner. Damit einem das Lächeln leichter fällt, kann man auf dem Schreibtisch einen Spiegel aufstellen. So hat man sich besser im Blick und weiß, wie man ausschaut. Außerdem sorgt der Spiegel dafür das Sie sich nicht so alleine fühlen.

Führen Sie Statistik

Die Ergebnisse der Telefonate sollte man notieren und eine Statistik darüber führen, wie sie ausgegangen sind. In dieser Statistik sollte auch notiert werden, ob das Besetztzechen erklang, der Anrufbeantworter dran war oder wenn Sie den Geschäftspartner nicht persönlich erreicht haben, sondern zum Beispiel die Sekretärin. Auch wenn Sie den Geschäftspartner erreicht haben, aber er keine Zeit hatte.

Bei diesen Telefonaten notieren Sie „kein Ergebnis“

Ebenso sollten die klaren Neins und die vereinbarten Termine in die Statistik einfließen. Wenn man diese Statistik auswertet, kann die persönliche Quote ermitteln werden. Somit werden das zukünftige Telefonieren und Ihr Geschäft planbar.

Achtung um eine Quote errechnen zu können müssen Sie mindestens 100 Telefonate mit Ergebnis geführt haben.

Hier ein Beispiel: Wenn ich mit 30 Leuten einen Termin vereinbart habe und 70 nicht, dann weiß ich: Wenn ich 10 Termine haben will, dann muss ich ca. 33 Leute anrufen.

Wenn Sie die Statistik fortführen und mit Zahlen festhalten, was aus den einzelnen Terminen als Ergebnis herausgekommen ist, können Sie den Erfolg Ihres Geschäftes messen und planen.

Und das ist es doch was sich jeder / jede Geschäftsmann /-frau wünscht:

PLANBARER ERFOLG

Diese Statistik muss unbedingt geführt werden, um die Erfolge sichtbar zu machen.

Wenn wir einen Anrufbeantworter am Apparat oder keinen konkreten Gesprächsteilnehmer erreicht haben, beschleicht uns leicht das Gefühl, eine Absage erteilt bekommen zu haben. Wenn wir aber genau Schrift führen, sehen wir, dass unser Gefühl uns trügt, weil wir erfahren, dass das nicht stimmt.

Was vor allem zählt und auch in Ihrem Gefühl Gewicht haben sollte, sind die Gespräche, die Sie auch wirklich geführt haben. Dennoch sollten Sie sich auch die fehlgeschlagenen Anrufe notieren, weil Sie dann sehen was Sie insgesamt geleistet haben.

Empfehlenswert ist es auch die Uhrzeiten festzuhalten zu denen Sie telefoniert haben, so finden Sie heraus wann Sie die meisten Geschäftsleute erreichen und können so zukünftig nur zu diesen Zeiten telefonieren.

 

Wie lange soll man telefonieren?

Wer nicht so gerne telefoniert, sollte nicht länger als zwei Stunden hintereinander telefonieren. Nach zwei Stunden ist man ausgepowert; dann sollte man eine Pause einlegen oder etwas anderes tun. Anders ist es bei Leuten, die sehr gern telefonieren.

Telefonieren lernt man durch Telefonieren. Wenn jemand nicht gern telefoniert und es dennoch für sein Geschäft braucht, dann sollte er sich Zeiten setzen: Fangen Sie mit einer halben Stunde an, führen Sie eine Statistik.

Durch die Übung bekommt man auch die Lust daran. Menschen, die nicht gerne telefonieren, haben meistens Angst vor dem Nein.

Steigern Sie sich später auf zwei Stunden. Oder suchen Sie sich einen Telefonpartner und telefonieren Sie beide jeweils eine halbe Stunde hintereinander. Der Austausch nach jedem Telefonat tut gut. Wenn Sie absolut nicht gern telefonieren, gehen Sie auf Messen, Seminare etc. und führen dort persönliche Gespräch

Gewinn-durch-Kooperation_Teil_4.pdf
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